Comment présenter et gérer une subvention de recherche du CRDI

Sayan,Veena & Shashank vérifie l'étalonnage du capteur WL au lac Jakkur à Bangalore, en IndeCRDI / Atul Loke

Table des matières

 

Comment présenter une demande de subvention de recherche du CRDI

Quel soutien financier le CRDI offre­t­il aux chercheurs en développement international ?

Le CRDI offre des subventions, du financement et des bourses aux chercheurs et aux institutions pour qu’ils trouvent des solutions aux problèmes de développement mondiaux.

Il existe deux types de subventions de base : les subventions par voie de concours et les subventions institutionnelles.

Subventions par voie de concours

 

Le CRDI lance des appels à propositions concurrentiels pour financer des travaux de recherche visant à obtenir des résultats précis dans le domaine de la recherche pour le développement international (p. ex., réduire les pertes de récoltes ou améliorer l’adaptabilité aux changements climatiques).

Les propositions de recherche retenues doivent :

  • s’aligner stratégiquement sur les objectifs de l’appel;
  • présenter des conceptions techniques appropriées;
  • compléter les programmes existants;
  • répondre aux exigences opérationnelles et à d’autres considérations propres à chaque appel.

Pour obtenir des renseignements sur les appels ouverts, veuillez consulter la liste des « appels ouverts » sur le site Web du CRDI, sous la rubrique Financement.

 

Subventions institutionnelles

 

Subventions par voie d’appel à propositions

De nombreuses institutions collaborent directement avec le CRDI à l’élaboration de leur proposition. Ces institutions doivent s’assurer que toutes les exigences relatives aux demandes sont fournies au Centre.

Subventions spontanées

Le CRDI finance rarement des propositions spontanées. Le fait de soumettre une proposition spontanée ne garantit pas qu’elle sera évaluée. Elle doit répondre à des exigences minimales et comprendre une programmation pertinente pour pouvoir être révisée. Les candidats peuvent soumettre une proposition préliminaire au CRDI aux fins d’évaluation de son admissibilité. Après l’étape de présélection, le candidat peut être invité à soumettre une proposition complète.

 

Mécanismes de financement

 

Sauf indication contraire, le bénéficiaire de subvention doit :

  • produire des extrants ou des résultats prédéfinis tout au long de la vie du projet;
  • faire preuve d’un rendement satisfaisant par rapport aux objectifs du projet pour continuer à recevoir des fonds de la subvention de projet (selon les indications);
  • rendre compte de l’utilisation de tous les fonds dans le cadre du projet.

Subventions exigeant une contribution

Généralement, ces subventions ne sont accordées qu’aux institutions et à la condition que le bénéficiaire de la subvention apporte une contribution financière ou en nature au coût global du projet (p. ex., le paiement des salaires ou les frais généraux). Les paiements sont effectués en fonction de la réalisation d’extrants ou de résultats prédéfinis.

Subventions sans contribution du bénéficiaire

Dans certains cas, les subventions du CRDI peuvent être accordées à une institution ou à une personne sans que le bénéficiaire soit tenu de fournir une contribution financière ou une contribution en nature. Les versements sont généralement effectués à l’avance ou par versements annuels. Ces subventions sont les suivantes :

Subvention de recherche
Les subventions de recherche comprennent toutes les subventions versées à une personne (par exemple, subvention de voyage, tout type de bourse de formation ou de recherche, stage de recherche, bourse d’études, en plus de toute bourse liée à la recherche) et les subventions accordées à une institution dont les rapports d’étape sont minimes.

Subventions de base
Les subventions de base sont destinées à fournir un soutien financier pour couvrir les coûts organisationnels et administratifs de base d’une institution, tels que les salaires, les frais de bureau, la TI, l’équipement, etc.

Subventions de programme
Les subventions de programme sont semblables aux subventions de base, mais le financement est limité à un programme particulier, à un ensemble prédéfini d’activités dans le cadre d’un programme ou encore à un objectif commun dans le cadre de plusieurs programmes.

 

Comment puis­je savoir si ma proposition est admissible ?

Le sujet de recherche correspond­il aux priorités et aux activités du CRDI ?

 

  • Est­elle liée à l’un des domaines de programme privilégiés du Centre ?
  • A­t­il l’intention de générer de nouvelles connaissances et d’éviter la duplication de recherches antérieures ?
  • Sa justification est­elle fondée sur des données probantes ?

 

Où la recherche aura­t­elle lieu ?

 

Le CRDI finance la recherche dans de nombreux pays du Sud, mais le Centre est assujetti à la loi canadienne, qui peut restreindre ou interdire le financement de la recherche et des organismes dans certains pays ou régions. Par exemple, si la loi limite les transactions bancaires des institutions financières canadiennes dans un pays donné,le CRDI ne lancera aucune forme de programmation dans ce pays.

 

Qui participera à la recherche ?

 

Le CRDI n’entreprendra aucune forme de programmation avec des personnes ou des organismes interdits par la loi canadienne.

 

Votre organisme est­il une entité juridique financièrement stable ?

 

L’institution proposante doit posséder un statut juridique indépendant (« personnalité juridique ») et être en mesure de passer des contrats en son nom et pour son compte. Les candidats retenus pour un financement du CRDI doivent être solvables et devront se soumettre à une évaluation financière et administrative avant que l’accord de subvention soit finalisé.

 

Comment puis­je demander une subvention de recherche ?

Les candidats doivent remplir la Demande de subvention de recherche du CRDI.

Les renseignements demandés dans la trousse constituent le minimum requis par le Centre; par conséquent, chaque réponse est obligatoire (à moins d’indication contraire). Le fait de ne pas fournir tous les renseignements obligatoires et les documents requis ou de fournir des documents non signés entraînera des retards de traitement ou encore le rejet de votre demande.

Avant de présenter votre demande

✔ Lisez le formulaire complet de Demande de subvention de recherche du CRDI fpour en savoir plus sur les renseignements que vous devrez fournir.

✔ Lisez les Conditions générales de l’accord de subvention tpour vous assurer que votre organisme les comprend et qu’il a la capacité de les respecter. Ces conditions représentent les pratiques de travail habituelles du CRDI et reflètent le cadre financier et de gouvernance sous­jacent en place.

✔ Vérifiez le statut juridique de votre organisme. Le CRDI ne peut financer que des entités juridiques. Les organismes canadiens doivent être une entité juridique ayant un numéro attribué par l’Agence du revenu du Canada (ARC).

✔ Assurez­vous que votre concept ou idée correspond aux priorités et aux programmes du CRDI.

 

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La trousse de demande de subvention du CRDI : un tour rapide

Caractéristiques générales

La trousse contient des hyperliens vers des documents qui sont requis ou qui fournissent des conseils essentiels pour la préparation de la demande.

  • Le CRDI ne remboursera pas les frais engagés pour la préparation et la présentation d’une demande ni les frais engagés avant l’approbation de la subvention par le Centre.
  • Tous les renseignements contenus dans votre demande (y compris les documents à l’appui) peuvent être communiqués sur demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information du Canada ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Le CRDI accepte les propositions de projets rédigées en anglais, en français ou en espagnol.
    • Une traduction certifiée conforme doit accompagner tout document original qui n’est pas disponible en anglais, en français ou en espagnol.
    • Si la proposition originale est en espagnol, le soumissionnaire doit préparer un résumé dans l’une des langues officielles du CRDI (anglais ou français).
  • La documentation doit indiquer clairement le nom de l’institution.

 

Section A : Liste de contrôle

 

  • La section Institution contient un lien vers le formulaire Profil administratif d’une institution qui demande des renseignements sur les politiques, les procédures et les ressources administratives et financières de votre institution. À moins que le CRDI n’ait récemment (moins de trois ans) subventionné une demande de votre institution ou organisme, le profil administratif de l’institution et la documentation juridique sont requis et doivent accompagner votre demande de subvention.
  • La section Documents corporatifs énumère les documents juridiques requis pour établir l’admissibilité de votre institution ou organisme au financement, comme les lettres patentes, articles de constitution en société ou les documents juridiques portant sur la fondation.
  • Tout document ou autre renseignement susmentionné peut être demandé à une date ultérieure s’il n’est pas fourni dans la trousse de demande. Veuillez consulter le document d’appel pour obtenir des conseils sur la façon de présenter une demande de financement dans le cadre d’un appel concurrentiel.

 

Section B : Résumé du projet de recherche proposé

 

Les candidats doivent fournir un résumé de recherche, identifier les partenaires de recherche et indiquer toute contribution parallèle. Il est important de mettre en évidence tous les pays où des activités de programme auront lieu ou où se trouvent les institutions bénéficiaires potentielles.

 

Section C : Détails du projet de recherche

 

Cette section énonce des lignes directrices sur la problématique et la justification de la recherche, les objectifs, la méthodologie, le calendrier du projet, les résultats et leur diffusion, ainsi que les institutions et le personnel participant au projet.

 

Section D : Budget et calendrier proposés

 

  • Les candidats doivent remplir la proposition de budget du CRDI dans le cadre de leur soumission.
  • Les demandes doivent être présentées dans la devise de travail du candidat (la devise dans laquelle les livres comptables sont tenus). Toutefois, en tant que société d’État canadienne, le CRDI limite toutes ses obligations contractuelles en matière de subventions et de contributions au montant approuvé en dollars canadiens.
  • Le montant d’une subvention du CRDI est fondé sur les coûts prévus du projet au taux de change entre la devise de travail du projet et le dollar canadien au moment où le projet est approuvé.
  • Les notes qui accompagnent le budget constituent un élément essentiel de la vérification préalable du CRDI et font partie intégrante du processus d’approbation. La justification et l’appui nécessaires pour arriver à chaque prévision budgétaire permettent au CRDI de comprendre les activités à entreprendre, leur incidence sur les coûts du projet et le caractère raisonnable des estimations de coûts.
  • Sans les détails du budget qui appuient clairement les estimations de coûts, le processus d’approbation des subventions et tout cycle subséquent de production de rapports financiers et de paiements pourraient être retardés. Les retards de financement peuvent avoir une incidence sur les résultats du projet.
  • Veuillez noter que lorsque la loi limite les transactions bancaires effectuées par les institutions financières canadiennes dans un pays donné, le CRDI n’amorcera aucune forme de programmation qui entraînerait le déplacement direct ou indirect de fonds vers ce pays.

Catégories budgétaires

Tous les coûts du projet doivent être répartis entre les huit catégories budgétaires. Chaque catégorie budgétaire doit comprendre suffisamment d’éléments et de notes détaillées pour établir un lien entre le budget et le plan de travail proposé.

  1. Personnel
    Inclut l’ensemble de la rémunération, des allocations et des avantages sociaux payés aux membres du personnel du projet et aux conseillers embauchés pour un projet en particulier. Veuillez noter que les salaires ne doivent pas dépasser 25 % du budget du projet (sans une justification détaillée approuvée par le CRDI).
  2. Consultants
    Comprend des renseignements sur les consultants ou les sous­traitants nécessaires pour donner des avis professionnels spécialisés selon le régime de rémunération des services.
  3. Évaluation
    Comprend les dépenses liées à l’évaluation systématique du projet, du programme, de la politique ou d’un enjeu stratégique afin de déterminer les progrès accomplis au regard des objectifs ou la qualité et les retombées des activités financées par le CRDI.
  4. Équipement
    Comprend les biens d’équipement ayant une vie utile de plus d’un an et coûtant plus de 5 000 CAD chacun. L’équipement qui ne répond pas à ces critères peut être inclus à titre de « dépenses de recherche ». À noter que :
    • Les fonds du CRDI ne doivent jamais servir à payer des taxes directes ou indirectes sur l’équipement acheté à l’extérieur du Canada.
    • Toute assurance subséquente est à la charge de l’institution bénéficiaire de la subvention et le CRDI n’accepte la responsabilité d’aucun sinistre.
    • L’équipement ne devrait pas dépasser 20 % du budget du projet (à moins qu’une justification détaillée ne soit approuvée au préalable par le CRDI).
  5. Voyages internationaux

    Comprend tous les coûts liés aux déplacements à l’étranger encourus par le personnel du projet figurant dans le poste Personnel du projet de budget.

    Les processus de gestion des déplacements de votre institution doivent être suivis pour faire les préparatifs, mais la classe et les indemnités journalières doivent être choisies selon le Règlement institutionnel du CRDI concernant les déplacements,, comme le stipulent les Conditions générales de l’accord de subvention.

  6. Formation
    Inclut les dépenses ayant trait aux droits d’inscription, aux frais de scolarité, aux indemnités de subsistance, aux dépenses de recherche et de formation et aux frais de déplacement engagés pour suivre la formation menant à un grade ou à un diplôme, pour des cours de brève durée, pour du travail sur le terrain, pour de la formation postdoctorale et pour d’autres activités savantes.
  7. Dépenses de recherche

    Inclut tous les services et fournitures nécessaires pour exécuter la recherche.

    Toutes les propositions de recherche présentées au CRDI doivent comprendre un plan de libre accès. Les coûts liés à la publication en libre accès sont des dépenses admissibles budgétisées dans la catégorie « Dépenses de recherche » (pour en savoir plus, consultez la IDRC’s politique de libre accès du CRDI).

    Lorsque la proposition comporte une subvention accordée par voie de concours, le montant attribué aux sous­bénéficiaires de subventions éventuels est budgétisé dans cette catégorie. De même, lorsque le candidat agira au nom d’un consortium ou de membres d’un réseau, les transferts aux autres membres du consortium ou du réseau doivent être budgétisés dans cette catégorie. Dans les deux cas, lorsque le nom des sous­bénéficiaires de subventions est connu, des renseignements détaillés doivent être entrés dans la proposition de budget conformément aux instructions du modèle.

  8. Coûts indirects

    Le CRDI s’attend à ce que les bénéficiaires de subventions absorbent les coûts indirects ou administratifs d’un projet dans le cadre de leur contribution à titre de bénéficiaire d’une subvention du CRDI. Lorsqu’un organisme a une politique de recouvrement des coûts indirects justifiable, le CRDI peut autoriser des coûts indirects (voir ci­dessous) pouvant atteindre 13 % de tous les coûts administrés par le bénéficiaire de subvention du CRDI. Le taux des coûts indirects proposé dans le budget ne doit pas dépasser le taux organisationnel du bénéficiaire de subvention et devrait être vérifiable.

    Lorsqu’un projet comprend des sous­bénéficiaires de subventions du CRDI qui administrent une partie du projet, la contribution maximale peut être partagée par l’institution proposante et l’institution collaboratrice, mais elle ne doit jamais dépasser 13 % du budget total.

    Les coûts indirects du projet comprennent les frais administratifs qui ne sont pas reliés directement à la recherche. Les éléments de coûts indirects sont limités à ce qui suit :

    • les salaires et les avantages sociaux des employés affectés au soutien et à l’administration du projet, comme les secrétaires, les commis et les comptables;
    • les articles de papeterie et autres fournitures de bureau;
    • les télécommunications (à moins que la nature du projet ne justifie de réserver un poste budgétaire à cette fin);
    • le matériel informatique utilisé pour l’administration des décaissements afférents à la subvention et leur gestion comptable.

Contributions d’autres bailleurs (financement parallèle)

Cela comprend la partie des fonds qui sera affectée directement au candidat par d’autres sources de financement internationales dans le cadre d’un projet lancé par le CRDI ou conjointement avec celui­ci.

Le CRDI n’est pas responsable de l’administration du financement parallèle.

Prévisions de contributions locales

La contribution financière du demandeur au projet est une condition de financement. Il s’agit de la contribution du bénéficiaire, qui doit être estimée et consignée dans la proposition de budget. La distinction entre les contributions en espèces ou en nature doit également figurer dans le budget du projet :

  • Les sommes déboursées par le bénéficiaire au moyen de ses propres ressources, de subventions privées ou de subventions reçues d’autorités locales, provinciales ou nationales pour le projet.
  • Les contributions en nature comme les salaires des employés, l’équipement, l’infrastructure et les frais généraux.

Dépenses non admissibles

Quand un accord général du CRDI avec un pays ne contient pas de disposition concernant l’exemption de taxes, les candidats doivent assumer tous les droits (au point d’entrée, lorsque les marchandises acquises dans le cadre du projet sont importées) de même que les autres formes de taxes locales (y compris les taxes sur les biens d’équipement pour les installations physiques et le matériel). Communiquez avec votre administrateur des subventions pour obtenir plus de détails.

Les fonds du CRDI ne peuvent pas servir à l’achat ou à la construction de nouveaux locaux à bureaux ou de tout autre bâtiment. Toute amélioration locative ou rénovation de bureau doit être approuvée par le Centre.

 

Section E : Titres, qualités et expérience de l’équipe de recherche

 

Ce qui comprend :

  • un profil du chef de projet, y compris ses coordonnées;
  • le curriculum vitae;
  • les compétences linguistiques;
  • une liste des principaux membres de l’équipe de recherche;
  • leur affiliation organisationnelle et leur rôle dans le projet.

 

Demande officielle d’aide financière

 

En plus du formulaire de demande, tous les candidats doivent présenter une demande officielle par écrit, qui montre clairement leur appui à la proposition soumise au CRDI. La demande officielle peut prendre la forme d’une lettre ou d’un courriel visant à obtenir du financement et soulignant l’engagement et la contribution du candidat, en nature ou en espèces, pour la réussite de la proposition de recherche.

La demande officielle doit provenir du signataire légal de l’institution à qui le document d’octroi de la subvention sera adressé.

 

Avis d’approbation

Les échéanciers des décisions relatives au financement varient. Ils sont établis en fonction de la date de réception de la proposition complète finale et du budget de la proposition finale.

Avant la signature définitive

Évaluation financière et administrative

 

Les candidats dont la proposition a été approuvée peuvent être invités à produire les documents suivants qui permettront de déterminer le calendrier des rapports et des paiements[1] :

  • les états financiers vérifiés* les plus récents;
  • s’ils ne sont pas vérifiés, les états financiers les plus récents dûment approuvés par un dirigeant financier de l’institution;
  • un organigramme à jour de l’institution;
  • la table des matières du manuel des politiques et procédures, le cas échéant;
  • la liste des donateurs externes actuels, ainsi que leur contribution;
  • le rapport annuel le plus récent;
  • une preuve d’inscription à un régime de sécurité sociale ou un résumé des politiques de ressources humaines.

* Comprennent, sans toutefois s’y limiter, les documents suivants : bilan, état des résultats ou état des revenus et des dépenses, notes afférentes aux états financiers, rapport de l’auditeur et lettre de l’auditeur à la direction.

 

[1]Si les documents financiers et administratifs sont accessibles au public sur le site Web, veuillez fournir le lien direct.

Considérations particulières : procédures nationales

Dans certains cas, le CRDI a conclu des accords de coopération scientifique et technique avec les gouvernements des pays où il appuie des projets. Lorsque de tels accords existent, le CRDI peut exiger que des processus d’approbation supplémentaires ou différents soient suivis afin de se conformer à ces accords. Dans le cas contraire, les bénéficiaires de financement doivent suivre le processus d’approbation en vigueur, conformément aux exigences de l’autorité gouvernementale. Ce processus, qui varie d’une administration à l’autre, est souvent géré par un organisme de coordination ou un organisme central du gouvernement.

Un représentant de l’administration des subventions du CRDI informera ensuite le candidat retenu de la procédure de pays qui s’applique à sa demande. Un accord de subvention ne sera délivré que si l’autorisation préalable du ou des pays est obtenue. Dans les cas où le bénéficiaire gère des sous­bénéficiaires de subventions, les exigences nationales qui s’appliquent aux sous­bénéficiaires sont également documentées dans l’accord de subvention. Il incombe au bénéficiaire de subvention du CRDI de s’assurer que les sous­bénéficiaires satisfont à ces exigences..

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Comment gérer votre subvention de recherche du CRDI

De quoi suis­je responsable maintenant que l’accord de subvention est signé ?

Le CRDI a approuvé une subvention de projet pour votre institution. Une fois l’accord de subvention (indiquant que vous acceptez les modalités) signé, les fonds sont considérés comme légalement engagés et peuvent être dépensés.

En tant que bénéficiaire d’une subvention du CRDI, vous êtes tenu de :

  • gérer les aspects techniques des activités;
  • réaliser les contrôles financiers appropriés.

L’administration du projet fait partie intégrante du processus de recherche. Des renseignements financiers et administratifs exacts et opportuns aident à surveiller l’avancement des activités en cours et à s’assurer que les activités du projet disposent des ressources nécessaires pour être réalisées dans les délais prescrits en respectant le budget. Ils permettent également au personnel du CRDI de suivre l’évolution des aspects administratifs, financiers et de recherche de votre projet. Ces renseignements sont essentiels au CRDI lorsqu’il rend compte aux contribuables canadiens et aux organismes de financement.

Une bonne compréhension des procédures administratives est le meilleur moyen d’assurer le versement des fonds en temps opportun. Toutes les personnes chargées de l’administration des fonds du CRDI au sein de votre institution doivent lire ce document, de même que l’accord de subvention que le CRDI vous a envoyé. La collaboration entre les chercheurs et le personnel administratif de contrepartie est essentielle à la gestion efficace des aspects financiers et de fond des projets.

Votre document de base : l’accord de subvention

Partie 1 : Conditions particulières

 

Cette section fournit des renseignements essentiels au sujet de votre subvention, comme les objectifs du projet, la durée, les approbations du pays (le cas échéant), les noms des parties à l’accord et toute clause ou condition spéciale applicable.

 

Partie 2 : Conditions générales

 

Les conditions générales fournissent des renseignements sur la façon dont la subvention doit être gérée et précisent les exigences auxquelles doit satisfaire tout titulaire d’une subvention du CRDI.

Tous les employés travaillant sur le projet doivent lire et comprendre la partie 2. . Une attention particulière devrait être accordée à la question du libre accès et de la propriété intellectuelle :

  • Le CRDI accorde une grande importance à l’utilisation de la recherche. Tous les rapports techniques et les extrants de recherche fournis au CRDI sont considérés comme des extrants de projet, y compris la littérature grise (rapports techniques, thèses, articles, rapports d’ateliers, actes de conférence, brochures et produits audiovisuels), les articles, les livres et les publications. Ces produits sont ajoutés à la bibliothèque de recherche du CRDI selon le principe du libre accès. Tous les coûts liés au libre accès devraient être budgétisés dans la proposition soumise au Centre.
  • Familiarisez­vous avec la politique du Centre sur la disponibilité des extrants du projet et avec les dispositions de votre accord de subvention concernant les inventions brevetables ou la nouvelle propriété intellectuelle. Lorsque des inventions sont susceptibles de voir le jour, le CRDI prend des mesures pour permettre aux institutions collaboratrices de s’entendre sur la propriété et l’utilisation de ces inventions. Nous demandons également aux institutions collaboratrices de reconnaître leur intention de parvenir à un accord dans les cas où aucune invention n’est attendue.
  • Veuillez consulter la politique sur le libre accès du CRDI pour obtenir de l’information sur les coûts admissibles et les lignes directrices sur l’octroi de licences et les inventions de projet.

 

Partie 3 : Calendrier des jalons du projet

 

Les jalons du projet sont des événements importants qui sont planifiés pendant le cycle de vie du projet. Il s’agit généralement de rapports techniques ou financiers, mais il peut également s’agir d’exigences d’approbation de pays et d’approbation éthique, ainsi que d’activités de projet telles que des ateliers ou des publications. Le CRDI se réfère à ces jalons pour planifier les paiements liés au projet. Il importe de respecter ces échéances tout au long de votre projet afin d’éviter tout retard des paiements liés au projet et l’interruption subséquente de votre recherche.

Une bonne compréhension des objectifs, des dépenses connexes et du calendrier prévu vous permettra de maintenir le cap pendant la durée de l’accord de subvention. Si vous n’êtes pas en mesure de réaliser votre projet dans les délais prévus, vous devez communiquer avec votre personne­ressource technique au CRDI (de préférence avant la date d’achèvement du projet de recherche indiquée dans votre accord de subvention). Tous les produits livrables du projet doivent être soumis au CRDI au plus tard à la date d’achèvement indiquée dans l’accord de subvention.

 

Partie 4 : Budget du projet

 

  • Seules les dépenses encourues durant le projet et aux fins prévues au budget seront remboursées. Les dépenses engagées avant le début du projet et après son achèvement ne seront pas remboursées.
  • Toute réaffectation d’une catégorie budgétaire à une autre nécessite l’approbation préalable de la personne­ressource technique du CRDI.
  • Dans les cas où des fonds supplémentaires sont approuvés, l’accord de subvention sera modifié pour refléter le budget révisé.

 

Partie 5 : Formulaire Renseignements généraux, fiscaux et bancaires du fournisseur

 

Le bénéficiaire doit fournir des renseignements bancaires exacts et complets afin d’éviter tout retard dans le traitement des paiements. Il vous incombe d’informer le CRDI de toute modification de vos renseignements bancaires.

 

Votre responsabilité : Rendre compte du rendement du projet

Les extrants du projet et les rapports techniques et financiers doivent être présentés à temps : c’est l’une des conditions à remplir pour recevoir vos avances de fonds. L’absence ou l’insuffisance de documentation entraînera des retards dans les paiements liés au projet. L’accord de subvention du CRDI précise le type d’extrants et la fréquence des rapports techniques et financiers qui doivent être présentés. /p>

Comme indiqué ci-dessous, l’ensemble des extrants et des rapports techniques et financiers du projet doivent être soumis conformément au calendrier établi dans la Partie 3 : Calendrier des jalons du projet de l’accord de subvention. Tous les extrants du projet, y compris les rapports techniques et financiers, doivent être transmis par voie électronique en utilisant le portail CRDI Connexion.

Comment les subventions du CRDI sont­elles versées ?

Les subventions du CRDI sont versées en fonction d’un calendrier de jalons indiqué dans l’accord de subvention (Partie 3 : Calendrier des jalons du projet).

Le calendrier des paiements reflète le flux de trésorerie prévu du bénéficiaire de la subvention du CRDI, tel qu’indiqué dans le budget de la proposition ou, s’il est présenté avant l’approbation, le plan de travail du projet. Le paiement initial est subordonné à la signature de l’accord de subvention par toutes les parties. Les paiements intermédiaires sont versés en fonction de l’avancement des activités du projet et une fois que le Centre a reçu et approuvé les produits livrables du projet exigés.

Les paiements pendant le cycle de vie du projet sont déterminés par les prévisions soumises par le bénéficiaire de la subvention du CRDI. Les prévisions sont présentées dans la devise de travail de l’institution et le paiement est converti en dollars canadiens au taux de change en vigueur à ce moment­là. Il est donc important de consigner et de déclarer toutes les dépenses et tous les versements liés au projet dans la monnaie de travail du projet. Lorsque le projet est terminé, le paiement final lié au projet est ajusté de façon à tenir compte des variations du taux de change. Tout manque à gagner doit être absorbé dans le cadre de la contribution de l’institution au projet.

 

Rapports techniques

 

Vous serez tenu de fournir des rapports techniques d’étape et finaux qui décrivent en détail vos progrès à l’égard des objectifs énoncés du projet. Le rapport devrait aider le personnel du CRDI à évaluer :

  • l’avancement technique de votre projet;
  • l’objet et la pertinence de toutes les dépenses du projet déjà réalisées.

Si le travail est effectué en collaboration avec d’autres organismes, les rapports techniques devraient être préparés conjointement.                     

Le CRDI accorde une grande importance à ces rapports, qui sont inclus dans les extrants du projet mentionnés dans les Conditions générales de l’accord de subvention.

Rapport d’étape

Un rapport d’étape (ou intermédiaire) doit fournir une description concise des activités prévues et achevées au cours de la période visée (voir les Lignes directrices pour la préparation du rapport d’étape technique). Les dates exactes de la période visée par le rapport doivent être clairement indiquées.

Les renseignements suivants doivent être fournis pour chaque objectif du projet :

  • détails des travaux effectués;
  • résultats;
  • activités prévues pour la période suivante;
  • évaluation des progrès accomplis;
  • aperçu des problèmes rencontrés et mesures à prendre pour y remédier;
  • aspects administratifs (c.­à­d. changements intervenus sur le plan de la dotation du personnel et de l’organisation, situation des stagiaires engagés aux fins du projet et besoins de formation futurs).

D’autres extrants de recherche peuvent être communiqués (comme des documents de recherche, des enquêtes et des questionnaires), mais ces extrants ne remplacent pas les rapports techniques exigés.

Rapport final

Le rapport technique final doit :

Les rapports techniques sont examinés attentivement par la personne­ressource technique indiquée dans votre accord de subvention. Cet agent évalue les progrès accomplis à l’égard des objectifs énoncés du projet et détermine si des paiements supplémentaires sont justifiés. Veuillez communiquer avec l’agent responsable désigné dans votre accord de subvention pour obtenir de plus amples renseignements sur le rapport technique intermédiaire ou final.

 

Rapports financiers

 

Le Manuel pour la préparation des rapports financiers du CRDI fournit des conseils pour préparer vos rapports financiers. Chaque formulaire présente des renseignements financiers précis.

RF1 :

Le formulaire Information concernant le projet identifie le projet, précise la période visée par le rapport et certifie que votre institution atteste de l’exactitude du contenu du rapport.

RF2 :

  • Le formulaire Chiffriers détaillés des dépenses effectuées et des dépenses prévues détaille tous les postes de dépenses dans chaque catégorie budgétaire et les prévisions de dépenses, avec une partie pour expliquer les écarts par rapport au budget initial. Tout écart supérieur à 10 % du montant prévu au budget doit être expliqué.
  • Le Sommaire des dépenses effectuées et des prévisions de dépenses résume les dépenses réelles totales et les prévisions de dépenses pour chaque grande catégorie budgétaire, conformément aux détails fournis dans le formulaire Chiffriers détaillés des dépenses effectuées et des dépenses prévues.
  • Le Résumé du solde budgétaire donne un aperçu des dépenses globales du projet et du budget restant.

RF3 :

  • La section 3A – Rentrées de fonds et opérations de change et Autres recettes sert à consigner tous les paiements reçus du CRDI et les calculs liés au taux de change correspondants.
  • Les sections 3B et 3C – Fonds parallèles et contributions locales font état des fonds versés par d’autres bailleurs, en plus des contributions locales à votre projet.

Les rapports financiers doivent être préparés en respectant le format de la Proposition de budget (envoyée avec l’accord de subvention approuvé du CRDI), qui résume les détails de votre proposition de budget en huit catégories. Ce format normalisé appuie l’analyse et toutes les demandes de renseignements ultérieures du CRDI.

Il est important de garder à l’esprit les points suivants lorsque vous préparez vos rapports financiers ::

  • Le CRDI rembourse les coûts liés au projet dans les catégories de dépenses admissibles.
  • Les titulaires d’une subvention du CRDI doivent déclarer les coûts totaux de la recherche. Ils doivent indiquer clairement les coûts financés par le CRDI, ainsi que les coûts liés à la contribution locale.
  • Les rapports financiers doivent être présentés au CRDI en utilisant le format du budget et la devise approuvés.
  • Les rapports financiers doivent fournir suffisamment de détails pour l’évaluation de la situation financière du projet.
  • Les rapports financiers doivent décrire les dépenses réelles et les dépenses prévues de votre projet (obligatoire pour les rapports d’étape).
  • Les rapports financiers doivent indiquer tous les revenus tirés de la cession de l’équipement du projet acheté avec les fonds du CRDI, ou de la vente de livres, de publications, de cultures expérimentales, ou encore des intérêts générés par les fonds de subvention déposés à la banque. Ces revenus doivent être considérés comme un paiement (intrant) au projet. Il faut déclarer ces intrants séparément et les considérer comme partie intégrante de la contribution du CRDI au projet.
  • Dans certains cas, votre projet peut bénéficier de fonds provenant de plusieurs bailleurs de fonds. Lorsqu’un autre bailleur de fonds vous fournit directement des ressources supplémentaires, vous devez rapprocher les dépenses et les ressources reçues de chaque bailleur de fonds dans votre rapport financier.
  • Le rapport financier final doit être reçu au plus tard 30 jours après la date d’achèvement des travaux.

Certification des rapports financiers

Tous les rapports financiers soumis au CRDI doivent être signés par le chef de projet ET par le chef de la direction financière (ou son représentant autorisé) de l’institution bénéficiaire. Les rapports financiers seront rejetés s’ils n’incluent pas cette certification.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les rapports financiers, veuillez communiquer avec l’administrateur des subventions dont le nom figure dans votre accord de subvention.

 

Importance des rapports

Les rapports techniques et financiers sont une condition préalable à la poursuite des avances de fonds ou au paiement final du projet. L’absence ou l’insuffisance de documentation entraînera des retards dans les paiements liés au projet. Le CRDI analyse les rapports techniques et financiers afin d’en déterminer la précision et l’exhaustivité sur les plans technique et financier.

L’analyse des rapports financiers porte sur trois aspects différents :

  • réception des subventions et taux de change;
  • écarts dans les dépenses réelles et les dépenses prévues, et explications de ces écarts;
  • flux de trésorerie afin de déterminer le montant du paiement suivant.

La personne­ressource technique ou administrative du CRDI peut demander des éclaircissements sur les éléments susmentionnés. Une fois que tous les renseignements manquants auront été fournis, l’analyse du CRDI sera achevée et le paiement suivant sera traité (si le besoin de liquidités est démontré et justifié).

 

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Suivi de la subvention

Le suivi est un mécanisme par lequel le CRDI veille à ce que les fonds utilisés par les bénéficiaires servent aux fins prévues et produisent donc les résultats techniques (et, en fin de compte, les résultats de développement) attendus.

La surveillance aide également à gérer les risques cernés avant le début d’un projet et qui surviennent au cours de la recherche. L’apprentissage que génère le suivi contribue à l’atteinte des objectifs du projet et à l’obtention de résultats. Il fournit également des renseignements essentiels au CRDI sur l’évolution des questions scientifiques et politiques et sur le rendement des institutions qui réalisent les travaux de recherche.

À quoi s’attendre lorsque le CRDI suit votre projet?

Normalement, les activités de suivi ont lieu à des moments précis du cycle de vie d’un projet et lorsque des occasions ou des difficultés importantes surviennent. Le suivi du projet au CRDI peut prendre, entre autres, les formes suivantes :

  • visites de projet ou de site par le CRDI ou des consultants;
  • participation à des ateliers, des conférences et d’autres activités;
  • examen des rapports techniques et financiers;
  • échange de courriels;
  • appels téléphoniques ou Skype;
  • réalisation de visites de l’institution;
  • préparation de rapports à l’intention des bailleurs de fonds externes;
  • lecture de produits de communication, comme des articles et des ouvrages savants, ou visionnement ou écoute de documents audiovisuels;
  • examen de technologies mises au point dans le cadre du projet;
  • élaboration de cadres logiques;
  • réalisation d’enquêtes et distribution de questionnaires.

 

Comment faire face aux changements imprévus ?

Bien que toutes les conditions précisées dans votre accord de subvention doivent être respectées, le CRDI reconnaît que des situations indépendantes de la volonté du titulaire de la subvention peuvent survenir. Veuillez communiquer immédiatement avec le CRDI si vous éprouvez des difficultés importantes pendant l’exécution de votre projet. Selon la situation, une modification de votre accord de subvention peut être envisagée.

Les modifications de projet doivent être documentées et demandées par écrit le plus tôt possible. Les demandes de prolongation de projet doivent être effectuées avant la date d’achèvement de la recherche du projet. Il est important de noter que tout écart par rapport au plan de travail initial du projet et au budget approuvé doit être autorisé au préalable par la personne­ressource technique du CRDI. Les modifications de projet sont documentées dans un accord de subvention modifié qui est signé par toutes les parties.

Lorsque des fonds supplémentaires sont nécessaires

 

Un titulaire d’une subvention du CRDI peut demander des fonds supplémentaires pour des activités qui s’inscrivent dans le cadre des travaux dont le financement a été initialement approuvé. Les demandes de fonds supplémentaires sont évaluées en fonction des besoins, de la force des arguments présentés et de la disponibilité des fonds.

Fluctuation du taux de change

Le CRDI limite toutes ses obligations contractuelles au montant en dollars canadiens précisé dans l’accord de subvention. Les titulaires d’une subvention du CRDI sont tenus d’absorber les écarts dus aux variations du taux de change dans le cadre de leur contribution au projet.

Exceptionnellement, lorsque les variations du taux de change peuvent entraîner un important manque à gagner susceptible de compromettre les objectifs du projet, le CRDI peut envisager une demande de fonds supplémentaires. Une telle demande doit être présentée vers la fin du cycle de vie du projet, lorsque les coûts réels sont connus et que l’on peut prévoir avec davantage de précision à combien se chiffrera le manque à gagner.

 

Lorsqu’il faut plus de temps (prolongation)

 

Une prolongation du projet peut être accordée s’il faut plus de temps pour assurer le respect de la portée initiale des travaux. Les demandes de prolongation fondées sur une portée élargie ou sur l’utilisation des fonds non dépensés ne seront pas prises en compte. Les demandes de prolongation doivent expliquer et justifier le besoin, et indiquer la date à laquelle les activités seront terminées. Cette demande doit être soumise avant la date d’achèvement des travaux du projet. Le Centre fournira une approbation écrite sous la forme d’un accord de subvention modifié.

 

Fin et fermeture du projet

Rapports finaux

 

Votre institution est tenue de soumettre un rapport technique final satisfaisant au plus tard à la date d’achèvement des travaux de votre projet. Le cas échéant, le CRDI doit recevoir le rapport financier final dans les 30 jours suivant la date d’achèvement des travaux du projet.

Étant donné que la date d’achèvement prévue dans votre accord de subvention est fixée, les retards dans la présentation des rapports risquent de nuire à l’achèvement de vos activités prévues et à l’atteinte de vos objectifs de recherche.

  • Le rapport financier final doit rendre compte de tous les fonds que le projet a nécessités et doit être présenté en respectant le format et les détails précisés dans l’accord de subvention. Les dépenses engagées par votre institution en dehors de la période visée par la subvention ne seront pas acceptées.
  • Le rapport technique final devrait passer en revue les travaux de recherche réalisés avec les fonds du projet.

Le CRDI peut mettre fin au projet à tout moment si vous ne respectez pas les modalités de votre accord (y compris les échéances relatives aux rapports et aux autres jalons).

 

Cessation de la subvention

 

Le CRDI peut mettre fin à un accord de subvention dans des circonstances exceptionnelles. Il peut mettre fin à une subvention pour un plusieurs raisons, y compris, sans toutefois s’y limiter :

  • violation de contrat par le bénéficiaire d’une subvention du CRDI;
  • rendement insuffisant ou médiocre du bénéficiaire d’une subvention du CRDI;
  • pratique répréhensible du bénéficiaire d’une subvention du CRDI;
  • participation du bénéficiaire d’une subvention du CRDI à des activités illégales;
  • le CRDI découvre un chevauchement des efforts (la recherche est actuellement financée par un autre bailleur de fonds ou bien un tiers finance les mêmes travaux de recherche, ou des travaux essentiellement similaires, effectués par le même titulaire d’une subvention du CRDI ou par d’autres titulaires d’une subvention du CRDI);
  • faillite ou insolvabilité de l’organisme bénéficiaire d’une subvention du CRDI;
  • questions relevant de l’éthique de la recherche ne pouvant être résolues d’une manière qui satisfasse aussi bien le CRDI que le bénéficiaire d’une subvention du CRDI;
  • demande du bénéficiaire d’une subvention du CRDI que l’on mette fin au projet en raison de problèmes que l’on ne peut résoudre en modifiant ou en prolongeant l’accord;
  • le CRDI ou un bailleur de fonds partenaire établit que le projet ne cadre pas avec sa mission ou ne s’inscrit pas dans l’orientation approuvée en matière de programmes;
  • perte des fonds provenant d’un bailleur de fonds ou du financement parlementaire;
  • adoption de nouvelles priorités, de nouveaux règlements ou de nouvelles lois qui empêchent le CRDI de continuer à appuyer certains de ses bénéficiaires de subvention ou de ses projets.

 

Remboursement des fonds inutilisés

 

Les fonds du CRDI doivent être utilisés aux fins prévues à l’origine et tous les fonds inutilisés doivent être reversés au CRDI à la fin du projet. Votre personne­ressource administrative du CRDI peut vous fournir de plus amples renseignements sur ce processus.

 

Besoin d’aide?

Veuillez communiquer avec l’agent responsable ou la personne­ressource administrative indiquée dans votre accord de subvention pour toute question supplémentaire concernant les procédures et conditions.

 

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Annexe 1 – Liste de contrôle pour les rapports financiers

Votre rapport ne sera accepté que si vous avez fourni tous les renseignements nécessaires énumérés ci­dessous. Les rapports incomplets seront renvoyés et le traitement des paiements sera retardé.

⛔ Cette liste de contrôle doit être jointe en guise de page de couverture de votre rapport financier. ⛔

À mesure que vous constituez le rapport, cochez ✔ la case correspondant à chaque élément applicable

Téléchargez la liste

Consultez la liste

 

☑ Les périodes de rapport sont clairement indiquées, comme le stipule l’accord de subvention.

☑ Les montants sont indiqués dans la monnaie locale.

☑ Le rapport est signé et daté par le chef de projet et le chef de la direction financière.
Remarque : Le CRDI n’acceptera que les rapports signés. Une signature manuscrite et numérisée sur la page PDF appropriée doit accompagner le rapport financier. Le CRDI n’accepte pas les signatures électroniques.

☑ Le rapport indique les prévisions de dépenses pour la prochaine période.
Remarque : Des prévisions sont requises pour les périodes visées par les rapports d’étape. Les périodes restantes doivent faire l’objet de prévisions conformément aux lignes directrices.

☑ Les catégories de postes de dépenses budgétaires correspondent aux propositions budgétaires de la partie 4 (Budget du projet) de l’accord de subvention.

☑ Les écarts supérieurs à 10 % sont entièrement expliqués.

☑ Une liste des paiements reçus du CRDI en devise locale (de travail) pour la période a été incluse.

☑ Une liste des transferts d’un compte en devise de dépôt vers le compte en devise de travail par transaction, mois ou trimestre est incluse.
Remarques : Cette liste confirme que le titulaire de la subvention du CRDI a reçu le montant correspondant débloqué par le CRDI et devrait inclure tous les détails des transferts. .

☑ Toutes les sources de revenus liés au projet ont été divulguées.
Remarque : Les autres revenus comprennent, sans s’y limiter, les intérêts générés par les dépôts bancaires ou par la vente de publications, de vidéos, etc. Tous les revenus doivent être dûment pris en compte et déclarés au CRDI.

☑ Les contributions versées par d’autres bailleurs de fonds ont été incluses, le cas échéant.

☑ Les contributions financières et en nature ont été comptabilisées.

Remarque : Veuillez vous assurer que les documents à l’appui de ces contributions sont conservés au sein de votre organisation afin de pouvoir fournir la preuve de ces contributions si le CRDI en fait la demande.

 

Tous les guides et formulaires

Trouvez l’information, les guides et les formulaires dont vous avez besoin en tant que demandeur d’une subvention de recherche, demandeur de bourse ou bénéficiaire.

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Formulaires et ressources pour les personnes

 

 

Lignes directrices à l’intention des institutions

 

 

Renseignements destinés aux fournisseurs et aux consultants